14:30

Un venditore esce da una visita

Automazioni

L'AI non deve solo parlare. Deve lavorare.

In ogni azienda ci sono attività che fanno perdere tempo perché vivono ancora tra vocali, email, fogli Excel, fotografie, biglietti da visita e passaggi a mano da una persona all'altra. Con SalesMinds OS costruiamo automazioni su misura che le capiscono, le ordinano e le trasformano in dati nel CRM, report pronti e attività assegnate.

Dal caos al processo.

Raccontaci il processo Guarda due esempi
  • Vocali
  • Email
  • Documenti
  • Fogli
  • CRM

Non partiamo dalla tecnologia. Partiamo da quello che oggi ti fa perdere tempo.

Non esiste un'automazione buona per tutti. Si parte sempre da una domanda semplice: quale attività ripetitiva, disordinata o manuale potrebbe essere gestita meglio?

  1. Legge
  2. ascolta
  3. estrae
  4. classifica
  5. riassume
  6. compila
  7. aggiorna
  8. avvia il passo successivo

Il risultato non è un altro software da imparare. È un processo che finalmente scorre.

Loro mandano un vocale. L'azienda riceve un report.

I venditori visitano clienti e raccolgono informazioni, ma poi il CRM resta vuoto, oppure arrivano vocali lunghi che nessuno trasforma in dati. Qui il venditore continua a fare la cosa che gli viene naturale: parlare.

Prima

Vocale di Paolo · 0:52

allora sono appena uscito da Ferramenta Colombo, il titolare è interessato ma vuole il preventivo entro venerdì, quantità più o meno il doppio dell'anno scorso, però si è lamentato della consegna di marzo che è arrivata in ritardo, comunque lo richiamo io lunedì

Dopo

Cliente
Ferramenta Colombo
Esito
Interessato
Opportunità
Ordine circa doppio rispetto all'anno scorso
Criticità
Consegna di marzo arrivata in ritardo
Prossimi passi
Preventivo entro venerdì, richiamo lunedì
  1. Vocale
  2. trascrizione
  3. comprensione
  4. report
  5. CRM ed email
  6. attività

Il riepilogo arriva al responsabile commerciale, i campi del CRM si aggiornano, il promemoria per lunedì è già creato. Nessuno deve cambiare abitudine.

Esempio: persone e aziende sono inventate.

Da una pila di biglietti da visita a un CRM che lavora.

Fiere, eventi, stand nei centri commerciali: i contatti si raccolgono in fretta, poi biglietti, moduli e appunti restano sparsi e finiscono nel CRM giorni dopo, quando il contatto è già freddo.

Prima

Elena MartiniResponsabile acquistiArredi Brenta S.r.l.347 555 0164
Giorgio SalaTitolareSala Impianti335 555 0121richiamare per preventivo
Chiara DonatiDirettriceHotel Aurora348 555 0190

Dopo

  1. Elena MartiniArredi Brenta · Responsabile acquistiAssegnata a Luca · primo messaggio inviato
  2. Giorgio SalaSala Impianti · TitolareDa richiamare per preventivo · attività creata
  3. Chiara DonatiHotel Aurora · DirettriceAssegnata a Sara · primo messaggio inviato

Fonte: fiera, stand, commerciale e categoria già compilati

  1. Foto
  2. dati estratti
  3. CRM
  4. classificazione
  5. primo contatto
  6. commerciale

Il contatto non resta sul tavolo: dalla raccolta al primo messaggio, senza ricopiare a mano una sola riga.

Esempio: persone e aziende sono inventate.

Altri processi che possono diventare intelligenti.

  1. Email

    Attività

    Legge la richiesta, la capisce, la classifica e crea l'attività per il reparto giusto.

  2. Documenti

    Dati

    Preventivi, ordini e moduli vengono letti, classificati e trasformati in campi ordinati.

  3. Lead

    CRM

    Contatti da fonti diverse vengono uniformati, ripuliti dai doppioni, classificati e assegnati.

  4. Riunione

    Report

    Sintesi, decisioni, attività, responsabili e scadenze, già in un formato utilizzabile.

  5. Assistenza

    Ticket

    Una richiesta via email, form, voce o WhatsApp diventa un ticket completo e catalogato.

  6. Dati

    Avvisi

    Controlla numeri e indicatori e segnala anomalie, ritardi e situazioni che richiedono una persona.

L'AI non si limita a spostare dati da A a B.

Le automazioni tradizionali funzionano quando il dato è già ordinato: se succede questo, fai quello. Qui si automatizza anche ciò che prima chiedeva a una persona di capire: un vocale, un testo libero, un documento, una conversazione, una richiesta da smistare.

  1. Evento
  2. comprende
  3. decide
  4. esegue
  5. traccia

Nei progetti più articolati un'unica logica coordina AI, software e persone: riceve l'evento, capisce cosa sta succedendo e attiva ciò che serve. Interroga i dati, aggiorna il CRM, prepara un documento, manda una comunicazione, crea un'attività. Oppure si ferma e chiede conferma.

Automatizzare non significa togliere controllo.

Alcuni flussi lavorano da soli. Altri si fermano prima di un'azione importante e chiedono conferma. Lo decidiamo insieme, passo per passo.

  1. Automatico

    QuandoAttività ripetitive e a basso rischio: il flusso le esegue direttamente.

    Per esempioInserire nel CRM il contatto letto da un biglietto da visita.

  2. Con approvazione

    QuandoL'AI prepara tutto, una persona conferma prima dell'azione finale.

    Per esempioIl report di una visita, da rileggere prima che parta verso la direzione.

  3. Passa a una persona

    QuandoIl caso è ambiguo, delicato o fuori dalle regole.

    Per esempioUn reclamo che non rientra in nessuna categoria prevista.

Si collega agli strumenti che già usi, dove tecnicamente possibile

  • CRM
  • Email
  • WhatsApp
  • Form e landing page
  • Gestionali
  • Calendari
  • Archivi di documenti
  • Cruscotti e database
  • Strumenti interni

Partiamo dal processo reale, non da una demo.

  1. Passo 01

    Mappatura

    Ci racconti come lavorate oggi: persone, strumenti, passaggi a mano, errori e colli di bottiglia.

  2. Passo 02

    Progettazione

    Disegniamo il flusso: cosa deve capire l'AI, cosa automatizzare, dove lasciare il controllo a una persona.

  3. Passo 03

    Integrazione

    Colleghiamo i sistemi disponibili, proviamo il processo e misuriamo il risultato.

Meno

  • Copia e incolla
  • Dati persi e report dimenticati
  • Passaggi da una persona all'altra

Più

  • Velocità nell'inserire le informazioni
  • Ordine nel CRM e nei database
  • Tracciabilità e continuità fra un'attività e la successiva
  • Tempo per il lavoro che chiede esperienza e decisione

Qual è il processo che oggi ti fa dire: «dovrebbe esserci un modo migliore»?

Le automazioni più utili nascono spesso dalle piccole frizioni di ogni giorno: una persona che copia dati, un responsabile che rincorre i report, un commerciale che dimentica di aggiornare il CRM. È da lì che partiamo.

Domande frequenti

Devo cambiare CRM o gestionale?

No. Dove tecnicamente possibile l'automazione si collega agli strumenti che usi già. Lo verifichiamo insieme nella mappatura.

Chi lavora deve imparare un programma nuovo?

L'obiettivo è il contrario: il venditore continua a mandare un vocale, chi è allo stand continua a fare una foto. Cambia quello che succede dopo.

E se l'AI capisce male?

Per le azioni che contano il flusso si ferma e chiede conferma a una persona. Ogni passaggio resta tracciato, quindi si vede sempre cosa è stato fatto e perché.

Si parte da un progetto grande?

Di solito no. Si parte da un processo solo, quello che fa perdere più tempo, e si misura il risultato prima di allargare.

Quanto costa?

È un lavoro su misura: dipende dal processo e dai sistemi da collegare. Te lo diciamo dopo la mappatura, prima di costruire qualsiasi cosa.

Raccontaci cosa fate ancora a mano.

Se oggi un processo passa da email, vocali, file, fogli, fotografie e persone che devono ricordarsi il passaggio successivo, probabilmente c'è qualcosa che possiamo semplificare. Tu ci racconti il problema, noi disegniamo il flusso.